Viele Dienstnehmer müssen gelegentlich Überstunden leisten. Das Arbeitszeitgesetz regelt deren Vergütung. Danach gebührt für Überstunden zusätzlich zum Überstundengrundlohn ein Zuschlag von 50% dieses Grundlohnes, wobei Kollektivverträge auch einen höheren als den gesetzlichen Zuschlag vorsehen können. Bis zur Höchstgrenze von EUR 43,- pro Monat bleiben die Zuschläge für die ersten 5 Überstunden im Ausmaß von maximal 50% des Überstundengrundlohns steuerfrei.

 

 

Für betrieblich notwendige Überstunden die an Sonn- bzw. Feiertagen oder in der Nacht (mindestens 3 Stunden zwischen 19 Uhr und 7 Uhr) geleistet werden, steht ein zusätzlicher Freibetrag in Höhe von EUR 360,- pro Monat, bei überwiegender Nachtarbeit (mehr als die Hälfte der Normalarbeitszeit) sogar in Höhe von EUR 540,- pro Monat, zu.

 

 

Damit Überstundenzuschläge als steuerfrei anerkannt werden, muss:

• die genaue Anzahl,
• die zeitliche Lagerung der geleisteten Überstunden sowie
• die genaue Höhe der dafür über das normale Arbeitsentgelt hinaus bezahlten Zuschläge

nachgewiesen werden.

 

 

Aufzeichnungen für Normal-Überstunden sind nur dann nicht mehr notwendig, wenn bisher mehr als fünf Überstunden erbracht und bezahlt wurden, die regelmäßige Leistung dieser Überstunden nachgewiesen wird, und die Leistung nach wie vor glaubwürdig ist.

 

 

Anforderungen an Pauschalvereinbarungen für Überstunden
Nicht selten werden Überstundenpauschalen vereinbart, das bedeutet dass ein bestimmtes Ausmaß an Überstunden bereits mit dem monatlichen Entgelt abgegolten ist. Auch in so einem Fall entfällt die Nachweispflicht, wenn in der Vergangenheit regelmäßig Überstunden geleistet wurden, und die Leistung nach wie vor glaubwürdig ist.

 

Die Vereinbarung der Pauschale muss aber bestimmten Anforderungen genügen, damit die Überstundenzuschläge steuerlich anerkannt werden.

 

• Die genaue Anzahl der zu leistenden, durch die Pauschale abgegoltenen Überstunden sowie
• die Anzahl der Normalstunden

müssen vertraglich fixiert sein.

 

 

Nur durch Angabe dieser Punkte kann - wie der Verwaltungsgerichtshof neuerlich wieder feststellte - geprüft werden, ab wann durch die Gewährung eines Zuschlages der Grundlohn gekürzt wird, und damit eine unzulässige Herausschälung eines steuerfreien Zuschlages aus dem Grundlohn erfolgt.

 

 

Sollen Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschläge pauschaliert werden, ist für die Steuerfreiheit der Zuschläge wieder ein Nachweis über Anzahl und zeitliche Lagerung der Überstunden, sowie über das betriebliche Erfordernis derartiger Arbeitszeiten erforderlich. Das bedeutet, dass man in diesem Fall auch bei Vereinbarung einer Pauschalabgeltung um das Führen von Aufzeichnungen über die Überstunden nicht herum kommt, wenn man die Steuerbegünstigung in Anspruch nehmen will. Wobei hier Vorsicht geboten ist: gemäß der Rechtsprechung des Verwaltungsgerichtshofes genügt nämlich eine nachträgliche Rekonstruktion der zeitlichen Lagerung der Überstunden nicht. Es ist erforderlich, dass die Aufzeichnungen über die Überstunden zeitnah erstellt werden.
 

 

 

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